Signer les documents dans UjuziHub

Qui signe les documents de l'école (le directeur par défaut, ou un rôle auquel le directeur donne la permission Signer les documents de l'école, comme le préfet des études) a un onglet Signature dans son profil. Vous seul voyez votre signature : elle est gardée en privé et n'apparaît que sur les documents que vous signez.

1. Ouvrez votre Profil, puis Signature.
2. Cliquez sur Créer ma signature.
3. Dessinez-la au doigt, à la souris ou au stylet, ou téléversez une photo de votre signature sur papier blanc : UjuziHub enlève le papier, fonce l'encre et recadre. Réglez les curseurs jusqu'à ce qu'elle soit nette.
4. Cliquez sur Enregistrer la signature, puis Voir sur un exemple pour vérifier le rendu.

Les documents à signer vous attendent dans À signer, dans le menu, avec leur nombre ; vous êtes aussi notifié. Ils arrivent par lots : les bulletins d'une classe pour une période, les attestations d'un examen, les attestations du jour.

Ouvrez un lot pour voir chaque document et l'aperçu avec votre signature et le cachet avant de signer. Signez tout le lot, ou cochez certains documents. Vous confirmez avec votre mot de passe puis le code envoyé à votre e-mail et votre téléphone vérifiés ; pendant quelques minutes, vous signez d'autres lots sans confirmer à nouveau.

Dans Paramètres, onglet Signatures et cachet, le directeur téléverse le cachet de l'école (une photo sur papier, nettoyée de la même façon) et, si un site a le sien, le cachet de ce site. Un document ne peut être signé qu'une fois le cachet en place.

En dessous, choisissez qui signe chaque type de document, pour toute l'école ou un site : un rôle (le directeur, le préfet des études, l'économe…) ou une personne nommée. Les documents qui attendent passent au nouveau signataire.

Les bulletins et bulletins annuels partent à la signature dès leur génération ; les parents ne reçoivent qu'un bulletin signé et téléchargent le document signé. Sur le bulletin de 8e CTEB, la case du préfet des études est signée par le préfet de l'école (à régler dans Signatures et cachet ; sinon le membre du personnel dont le poste est préfet des études, sinon le chef d'établissement) ; le bulletin est complet quand les deux ont signé. Le PV de délibération part à la proclamation (le chef d'établissement et le titulaire le signent ; les membres du conseil signent à la main sur l'exemplaire imprimé). Les attestations de réussite aux examens d'État partent à leur délivrance ; la liste nominative et les fiches d'inscription partent quand vous les envoyez depuis la fenêtre d'export. Les attestations de fréquentation, certificats de transfert et copies de bulletin partent quand une demande est acceptée, et la famille les télécharge une fois signés. La lettre d'autorisation du nom d'expéditeur SMS part depuis la page d'abonnement et s'ajoute à la demande une fois signée.

Les reçus et relevés de compte ne passent pas par « À signer » : ils sortent tout de suite, avec le cachet du site (une fois téléversé), le nom de qui les a émis et un code de vérification ; la page de vérification d'un reçu montre son montant et indique Annulé une fois le paiement remboursé. Les rapports ne sont pas cachetés.

Chaque document signé porte un QR code et un code court. Chacun peut le scanner ou le saisir à l'adresse imprimée en dessous, sans se connecter : la page indique l'école, le type de document, pour qui (initiales seulement), qui l'a signé et quand, et s'il est toujours valable, retiré ou remplacé par une version corrigée. Qui a le PDF peut aussi vérifier que c'est bien le fichier signé.

Un document signé ne change jamais. Pour le corriger, générez-le à nouveau : la nouvelle version part à la signature et, une fois signée, l'ancienne apparaît Remplacée sur sa page de vérification. Dans À signer, onglet Signés, vous pouvez aussi Retirer un document en disant pourquoi : sa page de vérification l'indique.