Accord de traitement des données

Cet accord complète les conditions d'utilisation. Il s'applique dès qu'une école utilise UjuziHub et fixe la façon dont Basje Group, qui édite UjuziHub, traite pour le compte de l'école les données personnelles de ses élèves, de leurs parents et tuteurs, et de son personnel.

L'école est responsable du traitement : elle décide quelles données elle enregistre et pourquoi. UjuziHub est sous-traitant : il traite ces données uniquement pour fournir le service, selon les instructions de l'école. Ces instructions sont données par l'utilisation de l'application, ses réglages et les demandes écrites de l'école.

Pour les comptes utilisateurs, la facturation de la plateforme et la sécurité du service, UjuziHub est responsable du traitement (voir la politique de confidentialité).

• Personnes : élèves, pour la plupart mineurs ; parents et tuteurs ; personnel ; familles qui déposent une demande d'admission.
• Données : identité, sexe, date et lieu de naissance, photo, adresse, coordonnées, scolarité (inscriptions, notes, bulletins, présences, discipline, certificats, examens), frais de scolarité, messages et fichiers, champs ajoutés par l'école.
• Opérations : enregistrement, stockage, consultation selon les rôles, calculs (moyennes, classements, soldes), édition de documents, envoi de notifications, suppression.
• Durée : celle de l'abonnement, puis jusqu'à la restitution ou la suppression prévue ci-dessous.

• disposer d'une base légale pour chaque donnée et, quand la loi l'exige, du consentement des parents ou tuteurs, et pouvoir le prouver ;
• informer les familles et le personnel de l'utilisation d'UjuziHub et de leurs droits ;
• saisir des données exactes, utiles et limitées à la vie scolaire, y compris dans ses champs personnalisés ;
• gérer les comptes et les rôles de ses utilisateurs, et retirer ceux des personnes qui partent ;
• accomplir ses formalités auprès de l'autorité de protection des données ;
• donner des instructions conformes à la loi.

• traiter les données uniquement pour fournir le service, sur instruction de l'école, et la prévenir si une instruction lui semble contraire à la loi ;
• ne pas vendre les données, ne pas les utiliser pour la publicité ni pour son propre compte ;
• garder les données de chaque école dans une base séparée ;
• réserver l'accès de son équipe aux personnes qui en ont besoin pour le support, l'exploitation ou la sécurité, tenues à la confidentialité ;
• appliquer les mesures de sécurité décrites ci-dessous ;
• aider l'école à répondre aux demandes des personnes (accès, correction, suppression) et à ses obligations envers l'autorité ;
• tenir à sa disposition les informations qui montrent le respect de cet accord.

L'école autorise UjuziHub à faire appel à ces prestataires :

• l'hébergeur indiqué dans les mentions légales, pour les serveurs, les bases de données et les fichiers ;
• Africa's Talking, pour l'envoi des SMS et des messages WhatsApp ;
• notre fournisseur d'e-mail, pour l'envoi des e-mails.

pawaPay intervient seulement pour le paiement de l'abonnement de l'école et ne reçoit pas de données sur les élèves.

UjuziHub impose à ces prestataires des obligations de protection équivalentes. Il prévient les écoles avant d'ajouter ou de remplacer un prestataire qui traite leurs données. Une école peut s'y opposer pour un motif sérieux et, faute d'accord, mettre fin à son abonnement.

• une base de données par école ;
• mots de passe, codes et liens de vérification stockés sous forme d'empreinte ;
• contacts vérifiés avant toute connexion et vérification en deux étapes disponible ;
• accès selon le rôle et journal des actions importantes de chaque école ;
• sessions courtes et fichiers servis par des liens temporaires ;
• limitation des tentatives et des envois de codes.

UjuziHub prévient l'école sans délai, et si possible dans les 72 heures, après avoir découvert une violation qui touche ses données. Il lui indique la nature de la violation, les données et les personnes concernées, les conséquences probables et les mesures prises, et l'aide à prévenir l'autorité et les personnes concernées quand c'est nécessaire.

Les données sont hébergées chez notre prestataire d'hébergement. Quand un prestataire traite des données hors de la RDC, UjuziHub ne le fait que dans les conditions prévues par le Code du numérique, qui exige une protection au moins équivalente et l'autorisation de l'Autorité de protection des données.

Si l'abonnement n'est pas payé, l'école passe en lecture seule puis est suspendue, sans perte de données.

Quand le directeur de l'école résilie, l'école garde un accès complet jusqu'à la fin de l'année scolaire payée, puis dispose de 90 jours en lecture seule pendant lesquels elle télécharge une copie complète de ses données depuis l'application. UjuziHub supprime ensuite ses données, après avoir écrit au directeur 30 et 7 jours avant, sauf celles que la loi oblige à conserver (factures, paiements, journaux d'activité). L'école peut demander par écrit une suppression plus tôt.

L'école peut demander les informations nécessaires pour vérifier le respect de cet accord. UjuziHub y répond par écrit. Un contrôle sur place se fait avec un préavis raisonnable, aux frais de l'école et sans accès aux données des autres écoles.

Cet accord est soumis au droit de la République démocratique du Congo, notamment à l'ordonnance-loi n° 23/010 du 13 mars 2023 portant Code du numérique. Les litiges suivent les règles des conditions d'utilisation.

Pour toute question ou demande liée à cet accord : [email protected].