Conditions d'utilisation

UjuziHub est un logiciel de gestion scolaire en ligne édité par Basje Group (voir les mentions légales). Ces conditions s'appliquent au site, à l'application web et aux applications mobiles.

En créant un compte ou en utilisant le service, vous acceptez ces conditions. Si vous agissez pour une école, vous déclarez avoir le pouvoir de l'engager.

UjuziHub s'adresse aux écoles. Une école y accède après avoir envoyé sa demande d'inscription, été vérifiée par notre équipe et réglé sa facture d'activation. Ensuite :

• la direction, l'économat et les enseignants utilisent le service sur invitation de l'école ;
• les parents et tuteurs sont invités par l'école pour suivre leurs enfants ;
• les élèves n'ont pas d'accès personnel : leurs informations sont gérées par l'école et consultées par leurs parents ;
• les familles qui demandent une admission en ligne remplissent le formulaire public de l'école, sans créer de compte.

Chaque école décide qui elle invite et quel rôle elle donne. Elle retire l'accès des personnes qui la quittent.

Un compte est personnel. Il s'ouvre avec un numéro de téléphone mobile de la RDC (+243) ou une adresse e-mail, vérifiés par un code avant toute connexion.

• Choisissez un mot de passe d'au moins 8 caractères, que vous n'utilisez nulle part ailleurs, et gardez-le pour vous.
• Activez la vérification en deux étapes (application d'authentification, e-mail ou SMS). Elle est facultative, mais nous la recommandons pour la direction et l'économat.
• Ne communiquez jamais vos codes de vérification : notre équipe ne vous les demandera pas.
• Si vous pensez qu'une autre personne utilise votre compte, changez votre mot de passe et prévenez l'école ou écrivez-nous à [email protected].

Vous répondez de ce qui est fait avec votre compte, sauf après nous avoir signalé un accès frauduleux.

UjuziHub sert à la vie de l'école. Vous vous engagez à l'utiliser de façon loyale et légale. Il est interdit :

• d'accéder ou de tenter d'accéder aux données d'une autre école ou d'une personne sans y être autorisé ;
• de publier ou d'envoyer des contenus illicites, injurieux, haineux, discriminatoires ou à caractère sexuel, ou qui portent atteinte à la vie privée ou à la dignité d'un enfant ;
• d'envoyer des messages sans lien avec l'école ou en masse sans l'accord des destinataires ;
• de déposer des fichiers malveillants, ou d'essayer de perturber, de contourner ou de tester la sécurité du service sans notre accord écrit ;
• d'extraire les données en masse par des moyens automatisés, ou de revendre ou louer l'accès au service.

Nous pouvons retirer un contenu ou suspendre un compte qui enfreint ces règles. Sauf urgence, nous prévenons l'école avant d'agir.

L'école reste maîtresse des données qu'elle enregistre sur ses élèves, leurs familles et son personnel. Pour ces données, elle est responsable du traitement et UjuziHub agit pour son compte, comme le précise l'accord de traitement des données. L'école s'engage à :

• disposer d'une base légale pour chaque donnée qu'elle enregistre et, quand la loi l'exige, du consentement des parents ou tuteurs, notamment pour les photos des élèves ;
• informer les familles et son personnel de l'utilisation d'UjuziHub et de leurs droits ;
• saisir des informations exactes et les corriger sans tarder ; les notes, bulletins, certificats et décisions qu'elle émet restent sous sa responsabilité ;
• ne collecter que ce qui est utile, y compris dans les champs personnalisés qu'elle crée, et éviter les données sensibles (santé, religion, origine) sans nécessité ni base légale ;
• gérer les accès : inviter les bonnes personnes, donner les bons rôles, retirer les comptes des personnes qui partent ;
• accomplir les formalités qui lui incombent auprès de l'autorité de protection des données.

Voici les règles appliquées par la plateforme. Pour les montants, la facture de l'école fait foi.

• Prix : des frais d'activation payés une fois, puis un montant par élève et par année scolaire, payé d'avance. La devise, USD ou CDF, est choisie lors de la demande d'inscription.
• Année scolaire : du 1er septembre au 31 août. Une année complète coûte le prix annuel par élève. Une école qui commence en cours d'année paie le prix mensuel par élève pour chaque mois restant, le mois en cours compris, et jamais plus que le prix annuel.
• Première facture : les frais d'activation et les élèves déclarés, pour les mois restants. Elle est due 14 jours après la validation de l'école.
• Renouvellement : la facture de l'année suivante est émise 30 jours avant la fin de la période payée, pour les élèves inscrits ce jour-là. Elle est due le 1er septembre.
• Élèves supplémentaires : un élève ajouté au-delà des places payées est inscrit une fois sa place réglée. Ces places sont facturées par lots, pour les mois restants, avec 14 jours pour payer. Une facture d'élèves supplémentaires impayée ne bloque pas l'école.
• Paiement : par mobile money (Airtel Money, Orange Money, M-Pesa) via notre prestataire pawaPay, ou par un autre moyen convenu avec notre équipe, comme un virement. Chaque facture et chaque reçu sont disponibles en PDF et envoyés par e-mail.
• Crédits SMS : les SMS envoyés par l'école (annonces, incidents de discipline, rappels de frais, suivi des admissions) sont payés d'avance avec des crédits achetés à UjuziHub, au prix affiché au moment de l'achat. Un crédit envoie une partie de SMS à un numéro : 160 caractères, ou 70 si le texte contient un caractère comme ê, ç ou œ. Les crédits n'expirent pas. Un SMS refusé ou non remis par l'opérateur est recrédité. Sans crédits, les SMS de l'école s'arrêtent jusqu'au prochain achat ; les codes de connexion et de vérification restent à la charge d'UjuziHub. Seuls les crédits non utilisés peuvent être remboursés.
• Crédits WhatsApp : les messages WhatsApp de l'école sont payés d'avance avec des crédits WhatsApp, achetés à part des crédits SMS, par le même paiement mobile money, au prix affiché au moment de l'achat. Un crédit envoie un message WhatsApp à un numéro, quelle que soit sa longueur. Les messages WhatsApp reprennent des textes rédigés par UjuziHub qui nomment l'école, et ne vont qu'aux numéros dont le titulaire a accepté de recevoir les messages de l'école sur WhatsApp. Un message WhatsApp non remis rend son crédit ; si l'école a choisi « WhatsApp, SMS en secours », il part alors par SMS et utilise des crédits SMS, et sans crédits SMS il n'est pas envoyé. Les crédits n'expirent pas et seuls les crédits non utilisés peuvent être remboursés, selon les règles de remboursement ci-dessus. Un changement de prix ne vaut que pour les achats suivants. Les codes de connexion et de sécurité envoyés par WhatsApp restent à la charge d'UjuziHub.

En cas de retard de paiement :

• des rappels sont envoyés 7 jours avant l'échéance, puis à chaque étape ;
• pendant 14 jours après l'échéance, tout fonctionne normalement (délai de grâce) ;
• ensuite, l'école passe en lecture seule : tout reste consultable et le travail quotidien continue (appels, évaluations et notes, cahier de textes), mais les autres modifications sont bloquées ;
• 30 jours plus tard, l'école est suspendue : seules la connexion et la page de facturation restent accessibles ;
• le paiement rétablit l'accès immédiatement. Un impayé ne supprime jamais de données à lui seul : les données ne sont supprimées qu'après une résiliation, comme décrit plus bas.

Les frais de scolarité ne passent jamais par UjuziHub. Les familles paient l'école directement, par les moyens qu'elle publie, et l'économat enregistre ces paiements dans l'application. pawaPay sert uniquement à régler ce que l'école doit à la plateforme : son abonnement et ses crédits SMS.

Un paiement par mobile money peut être remboursé, en tout ou en partie, vers le numéro qui a payé ou un autre numéro de la RDC. Les demandes de remboursement sont étudiées au cas par cas : écrivez-nous à [email protected]. La résiliation de l'abonnement ne donne pas lieu à remboursement.

Le logiciel, la marque UjuziHub, son logo, les textes et les visuels du site appartiennent à Basje Group ou à ses partenaires. L'abonnement donne à l'école et à ses utilisateurs un droit d'utilisation non exclusif et non transférable, pour sa durée.

Les données et documents enregistrés par l'école lui appartiennent. Elle nous autorise à les héberger et à les traiter uniquement pour fournir le service.

Si vous nous faites des suggestions, nous pouvons nous en servir librement pour améliorer UjuziHub.

Nous faisons de notre mieux pour que le service soit disponible en continu, sans pouvoir garantir l'absence d'interruption : maintenance, mises à jour, pannes de réseau ou d'électricité, incidents chez nos prestataires.

Certaines saisies faites hors connexion sont gardées sur l'appareil puis envoyées au retour du réseau. Tant qu'elles ne sont pas envoyées, elles ne sont pas enregistrées chez nous.

Le service évolue. Si nous retirons une fonction importante pour les écoles, nous les prévenons à l'avance.

Nous fournissons le service avec soin. Nous ne sommes pas responsables :

• des informations saisies par l'école ou ses utilisateurs, ni des décisions prises sur cette base (notes, passages, sanctions, frais) ;
• des pertes dues à une mauvaise utilisation, au partage d'un mot de passe ou à un appareil compromis ;
• des pannes des réseaux mobiles, d'Internet, des opérateurs de mobile money ou d'autres services hors de notre contrôle.

Dans la mesure permise par la loi, notre responsabilité envers une école est limitée aux sommes qu'elle nous a payées pendant les 12 mois qui précèdent le fait en cause. Cette limite ne s'applique pas en cas de faute lourde ou intentionnelle.

Le directeur de l'école peut résilier l'abonnement à tout moment depuis la page Abonnement, après avoir confirmé son mot de passe. La résiliation arrête le renouvellement : l'école garde un accès complet jusqu'à la fin de l'année scolaire payée (31 août) et peut annuler la résiliation jusque-là. Aucune somme déjà payée n'est remboursée lors d'une résiliation.

Nous pouvons suspendre ou fermer l'accès d'une école en cas de non-paiement, selon les étapes décrites plus haut, ou de manquement grave à ces conditions. Sauf urgence, nous la prévenons d'abord.

À la fin de l'année payée, l'école passe en lecture seule pendant 90 jours : tout reste consultable, plus rien ne peut être modifié. Jusque-là, et à tout moment avant, le directeur peut télécharger une copie complète des données de l'école depuis la page Abonnement (un fichier zip avec tous les registres en CSV et les documents, photos et bulletins enregistrés), ou réactiver l'abonnement.

Au terme de ces 90 jours, les données de l'école sont supprimées définitivement. Nous écrivons au directeur et aux gestionnaires de l'abonnement lors de la résiliation, 30 jours avant la fin de l'accès, à la fin de l'accès, 30 et 7 jours avant la suppression, et une fois celle-ci faite. Les factures, paiements et l'historique des actions sont conservés, comme la loi l'exige ; voir aussi l'accord de traitement des données.

Ces conditions sont soumises au droit de la République démocratique du Congo, notamment à l'ordonnance-loi n° 23/010 du 13 mars 2023 portant Code du numérique.

En cas de désaccord, écrivez-nous d'abord à [email protected] : nous chercherons une solution amiable pendant 30 jours. À défaut, le litige sera porté devant les juridictions compétentes du ressort du siège de Basje Group.

Nous pouvons modifier ces conditions. La date en haut de la page indique la version en vigueur. Pour un changement important, nous prévenons les écoles par e-mail ou dans l'application au moins 30 jours avant. Continuer à utiliser le service après cette date vaut acceptation.

Pour toute question sur ces conditions : [email protected]. Les informations sur l'éditeur figurent dans les mentions légales.