Politique de confidentialité

Elle explique comment UjuziHub, édité par Basje Group, traite les données personnelles des écoles qui s'inscrivent, des utilisateurs (direction, personnel, parents), des élèves et des familles enregistrés par les écoles, et des visiteurs du site.

• Pour les données que l'école enregistre sur ses élèves, leurs parents et tuteurs et son personnel, l'école est responsable du traitement. UjuziHub est son sous-traitant : nous traitons ces données uniquement pour son compte, comme le précise l'accord de traitement des données.
• Pour les comptes utilisateurs, l'inscription des écoles, la facturation de la plateforme, le formulaire de contact et la sécurité du service, Basje Group est responsable du traitement.

Pour une question sur les données d'un enfant, adressez-vous d'abord à son école.

• Comptes : nom complet, numéro de téléphone mobile de la RDC, adresse e-mail, photo de profil si vous en ajoutez une, empreinte du mot de passe (jamais le mot de passe lui-même), réglages de vérification en deux étapes, sessions de connexion (appareil, navigateur et système, adresse IP et lieu approximatif déduit de cette adresse) et préférences de notification.
• Élèves : nom, sexe, date et lieu de naissance, photo, adresse, numéros d'identification, matricule, parents et tuteurs, inscriptions et classes, notes, bulletins et classements, présences, incidents de discipline, certificats, transferts, examens nationaux, et les champs que l'école choisit d'ajouter.
• Parents et tuteurs : nom, téléphone, e-mail, adresse, lien avec l'élève, contact d'urgence.
• Personnel : nom, sexe, date de naissance, téléphone, e-mail, adresse, matricule, service, qualifications, présences.
• Frais de scolarité : factures, paiements, remises, bourses, échéanciers et reçus enregistrés par l'économat. Les familles paient l'école directement : ces paiements ne passent pas par nous.
• Messagerie : messages, photos, fichiers, notes vocales, réponses et réactions échangés dans l'application.
• Notifications : avis envoyés dans l'application, par e-mail, SMS ou WhatsApp (annonces, incidents de discipline, suivi des admissions, codes de vérification) et leur statut d'envoi.
• WhatsApp : pour chaque école, l'accord d'un numéro pour recevoir ses messages sur WhatsApp (comment, quand, et son retrait), le numéro gardé masqué et chiffré par hachage, le modèle, le statut de remise et le coût estimé de chaque message. Les messages envoyés au numéro WhatsApp d'UjuziHub ne sont ni lus ni conservés.
• Admissions en ligne : informations sur l'enfant (nom, sexe, date de naissance, classe demandée, école précédente), parents ou tuteurs, réponses aux questions de l'école et documents joints. Le téléphone est vérifié par un code SMS et l'adresse IP est enregistrée.
• Inscription des écoles : informations sur l'école et son organisme, autorisations, coordonnées, pièces justificatives et coordonnées de la direction.
• Facturation de la plateforme : factures et paiements de l'abonnement et des crédits SMS, avec le nom, le téléphone et l'e-mail de la personne qui paie, et le relevé des crédits SMS de l'école (achats, envois, recrédits).
• Journaux : journal d'activité de chaque école (qui a fait quoi, avec les valeurs avant et après), journal de la plateforme (avec l'adresse IP), événements de connexion et de vérification (type, canal, adresse IP).
• Contact : nom, e-mail, téléphone, ville, besoin et message envoyés par le formulaire de contact.
• Support : demandes d'aide (catégorie, objet, messages, fichiers joints, statut et note de satisfaction), avec le portail, l'école, le site et le navigateur d'où elles sont envoyées, les notes internes de l'équipe support et les avis sur les articles d'aide (sans identifier le lecteur). Les demandes sont conservées pour suivre l'historique de chaque compte.

• fournir le service aux écoles : dossiers, notes, bulletins, présences, frais, messagerie et annonces ;
• créer et protéger les comptes : vérification des contacts, connexion, vérification en deux étapes, récupération du mot de passe ;
• traiter les inscriptions d'écoles et les demandes d'admission ;
• facturer l'abonnement des écoles et encaisser leurs paiements ;
• envoyer les notifications prévues, selon vos préférences ;
• assurer la sécurité, prévenir les abus et garder une trace des actions importantes ;
• répondre à vos demandes et respecter nos obligations légales.

Nous ne vendons pas les données. Nous ne faisons pas de publicité et nous n'utilisons pas les données des élèves à des fins commerciales.

Selon le cas, nous traitons les données pour exécuter le contrat avec l'école ou avec vous, avec le consentement des personnes concernées, pour respecter une obligation légale, ou pour protéger le service.

Le Code du numérique (ordonnance-loi n° 23/010 du 13 mars 2023) pose en principe le consentement préalable de la personne concernée. Pour les données des élèves, des familles et du personnel, c'est l'école qui le recueille et qui doit pouvoir le prouver.

La plupart des élèves sont mineurs. Leurs données sont saisies par l'école, qui en est responsable, et consultées par leurs parents ou tuteurs. Les élèves n'ont pas de compte à leur nom.

• L'école informe les parents, obtient leur accord quand la loi l'exige, notamment pour la photo, et ne saisit que ce qui sert à la scolarité.
• Un parent ne voit que les informations de ses propres enfants. Pour corriger ou retirer une information, il s'adresse à l'école.
• Une demande d'admission en ligne est remplie par un parent ou un tuteur, qui confirme l'exactitude des informations.

Dans une école, chaque personne voit ce que son rôle permet : la direction, l'économat, les enseignants pour leurs classes, les parents pour leurs enfants. Les données d'une école ne sont jamais visibles par une autre école.

Nos prestataires ne reçoivent que ce dont ils ont besoin pour leur tâche :

• pawaPay : paiement par mobile money de l'abonnement des écoles et de leurs crédits SMS et WhatsApp (numéro de téléphone et montant). Les frais de scolarité n'y passent jamais.
• Meta Platforms (WhatsApp) : exploite WhatsApp, qui achemine les messages WhatsApp d'UjuziHub, pour les avis des écoles et les codes de connexion. Meta reçoit le numéro et les variables du message (le nom de l'école et, si le message en a besoin, le nom d'un élève, un montant ou une référence). Les messages WhatsApp ne vont qu'aux personnes qui ont donné leur accord, école par école ; cet accord se retire à tout moment dans l'application. UjuziHub garde le numéro masqué, le modèle, le statut de remise et le coût estimé, pas le texte. Meta traite ces données hors de la RDC.
• Africa's Talking : envoi des SMS (numéro et contenu du message, qui peut contenir le nom d'un élève) et des messages WhatsApp depuis le numéro d'UjuziHub (numéro et variables du message), et rapports de remise pour les deux. Pour les SMS d'une école, UjuziHub garde le numéro masqué, le nombre de parties, le coût et le statut de remise pour décompter ses crédits ; le texte reste dans la base de l'école. Pour une école qui enregistre son propre nom d'expéditeur SMS, Africa's Talking reçoit aussi la lettre d'autorisation et le document d'agrément de l'école, qu'il transmet aux opérateurs mobiles.
• Notre fournisseur d'e-mail : envoi des e-mails (adresse et contenu).
• Notre hébergeur : serveurs, bases de données et stockage des fichiers (photos, documents, pièces jointes, notes vocales), présenté dans les mentions légales.
• Les opérateurs de mobile money (Airtel Money, Orange Money, M-Pesa), qui traitent le paiement de leur côté.
• DB-IP : le lieu approximatif d'une connexion est lu dans une copie de sa base IP to City Lite (IP Geolocation by DB-IP, db-ip.com, licence CC BY 4.0), installée sur nos serveurs. Aucune adresse IP ne lui est envoyée.

Nous pouvons aussi communiquer des données à une autorité qui les demande dans le cadre de la loi.

Les données sont hébergées chez notre prestataire d'hébergement. Certains prestataires, pour les SMS, WhatsApp (Meta Platforms), les paiements ou les e-mails, traitent des données hors de la RDC.

Le Code du numérique n'autorise un transfert de données vers un autre pays que si ce pays assure une protection au moins équivalente, et le soumet à l'autorisation de l'Autorité de protection des données. Nous choisissons des prestataires qui s'engagent à protéger les données et nous accomplissons les formalités prévues auprès de l'autorité compétente.

• Données scolaires : tant que l'école utilise UjuziHub. Un élève ou un membre du personnel retiré est masqué partout, mais son dossier est gardé pour l'historique (bulletins, certificats, frais) et l'école peut le restaurer.
• Après une résiliation : accès complet jusqu'à la fin de l'année scolaire payée, puis 90 jours en lecture seule pendant lesquels l'école peut exporter toutes ses données, puis suppression des données, avec des e-mails avant. Les factures, paiements et journaux d'activité sont conservés comme la loi l'exige. Un abonnement impayé ne supprime jamais de données à lui seul. Voir l'accord de traitement des données.
• Messages : gardés tant que l'école utilise le service. L'auteur d'un message peut le supprimer, ce qui efface son contenu et sa pièce jointe.
• Codes et liens : un code de vérification vaut 10 minutes, un lien d'invitation 7 jours, un lien de réinitialisation 1 heure.
• Journaux d'activité et de connexion : gardés pour la sécurité et la traçabilité.
• Sessions de connexion : l'appareil, l'adresse IP et le lieu approximatif d'une session sont gardés tant qu'elle est ouverte, puis 90 jours après sa fin (déconnexion ou expiration), puis supprimés.
• Brouillon d'admission : gardé dans votre navigateur jusqu'à ce que vous l'effaciez (voir la politique relative aux cookies).

• Chaque école a sa propre base de données, séparée de celles des autres écoles.
• Les mots de passe sont stockés sous forme d'empreinte (argon2id), comme les codes et les liens de vérification.
• La connexion n'est possible qu'après vérification du téléphone ou de l'e-mail. La vérification en deux étapes (application, e-mail ou SMS) est disponible, avec des codes de secours.
• Les sessions sont courtes : le jeton d'accès expire après 15 minutes, et la session après 7 jours sans activité.
• Chacun n'accède qu'à ce que son rôle permet, et les actions importantes sont inscrites dans un journal.
• Les fichiers sont servis par des liens temporaires, valables 15 minutes.
• Le nombre de tentatives et de codes envoyés est limité.

Si une violation de données présente un risque, nous prévenons sans délai les écoles concernées, pour qu'elles puissent informer les familles et l'autorité, et nous les aidons à y faire face.

Vous pouvez demander l'accès à vos données, leur correction ou leur suppression, vous opposer à un traitement et retirer votre consentement à tout moment.

• Parents et personnel : adressez-vous à l'école. Elle est responsable de ces données et peut les corriger elle-même ; nous l'aidons à vous répondre.
• Titulaires d'un compte : vous modifiez votre nom et votre photo depuis votre profil. Pour toute autre demande, dont la suppression du compte, écrivez-nous à [email protected].
• Écoles : pour les données d'inscription et de facturation, écrivez-nous à [email protected].

Nous répondons dans un délai d'un mois et pouvons vous demander de prouver votre identité. Certaines données doivent être gardées malgré une demande de suppression, par exemple les factures ou l'historique scolaire que l'école doit conserver.

Vous pouvez aussi saisir l'Autorité de protection des données prévue par le Code du numérique.

Dans votre profil, vous choisissez les avis que vous recevez et par quel canal. Les codes de sécurité et les messages indispensables au service ne peuvent pas être désactivés.

UjuziHub n'utilise ni publicité ni outil de mesure d'audience. Les cookies et le stockage local servent uniquement au fonctionnement de l'application : voir la politique relative aux cookies.

Nous pouvons modifier cette politique. La date en haut de la page indique la version en vigueur. Pour un changement important, nous prévenons les écoles et les utilisateurs par e-mail ou dans l'application.

Pour exercer vos droits ou poser une question : [email protected]. Les coordonnées complètes de Basje Group figurent dans les mentions légales.