Factures, paiements et reçus

Tout se passe dans le compte de l'élève. Ouvrez-le depuis Finances avec la recherche Compte d'un élève…, avec Ouvrir le compte sur n'importe quelle ligne, ou depuis l'onglet Frais du dossier de l'élève.

En haut, le compte affiche ce qui a été Facturé, Payé, Remboursé et le Reste. Les onglets Relevé, Factures, Paiements et Facturer détaillent chaque mouvement.

Une facture est En attente de paiement, Payée en partie, Payée ou Annulée. Passé son échéance avec un reste à payer, elle est marquée En retard. Pour facturer toute une classe d'un coup, utilisez Facturer une classe dans l'onglet Tarifs.

1. Dans le compte, ouvrez l'onglet Facturer.
2. Sous Assigner des frais, choisissez un Tarif, ajustez le Montant si besoin, puis cliquez sur Assigner.
3. Sous Frais à facturer, cochez les frais à mettre sur une même facture et choisissez une Échéance.
4. Cliquez sur Émettre la facture.

Dans le formulaire de paiement, chaque type de frais dû par l'élève est listé avec son montant : indiquez ce qui a été reçu pour chaque type, utilisez Tout payer pour solder un type, ou laissez un type vide pour qu'il reste dû. Chaque type affiche Soldé ou Partiel. Plus que ce qu'un type doit est refusé ; ce qui dépasse les frais de l'élève va sur son compte. Le compte de l'élève a un onglet Par type de frais avec ce qui est dû et payé sur chaque type.

1. Cliquez sur Enregistrer un paiement dans Finances, dans le compte de l'élève ou sur une facture.
2. Choisissez l'Élève, puis la facture dans Factures, ou Sans facture pour un versement sur le compte.
3. Vérifiez le Montant : le reste de la facture est proposé, et vous pouvez saisir moins pour un paiement partiel.
4. Choisissez la Méthode (Espèces, Mobile money, Virement bancaire, Carte ou Chèque) et, si besoin, une Référence.
5. Cliquez sur Encaisser.

Le reçu s'ouvre dès que le paiement est enregistré, avec son numéro, l'élève, le montant et la méthode. Cliquez sur Imprimer ou sur Télécharger le reçu (PDF). Vous le retrouvez ensuite avec Reçu dans l'onglet Encaissements ou dans les paiements de l'élève.

Les tuteurs de l'élève reçoivent une notification dans l'application et le reçu en PDF par e-mail. Pour un parent qui a un compte, l'e-mail part seulement vers son adresse vérifiée.

L'onglet Impayés liste, à ce jour, les élèves dont une facture a dépassé son échéance, les plus gros montants d'abord, avec le tuteur et son téléphone.

Un élève à qui un délai ou des tranches ont été accordés par une demande reste listé avec un badge Arrangement et seulement le montant vraiment en retard, ou Sous arrangement, rien d'échu. En retard depuis indique quand des frais sont arrivés à échéance ; filtrez les élèves avec ou sans arrangement.

1. Ouvrez le menu d'un élève et choisissez Envoyer un rappel SMS.
2. Pour plusieurs familles, cochez les lignes puis cliquez sur le bouton de relance qui apparaît au-dessus du tableau.

Dans Vue d'ensemble, le bloc Caisse du jour montre les Espèces attendues en caisse d'après les paiements en espèces du jour.

1. Comptez les espèces, puis cliquez sur Clôturer la caisse.
2. Saisissez les Espèces comptées : UjuziHub affiche aussitôt si la caisse est juste, s'il manque ou s'il y a un excédent.
3. Ajoutez une note si besoin (billet abîmé, écart expliqué…), puis confirmez.