Préparer les frais scolaires

Les frais se gèrent dans Finances, pour le site où vous travaillez : chaque site a ses propres catégories, tarifs et moyens de paiement. Le module Frais scolaires doit être activé dans Paramètres, onglet Modules.

Un tarif est toujours lié à une année scolaire : créez et activez d'abord l'année du site. La monnaie des frais (franc congolais ou dollar américain) se choisit dans Paramètres, sous Monnaie et fuseau horaire.

1. Ouvrez Finances, puis l'onglet Tarifs.
2. Cliquez sur Nouvelle catégorie.
3. Donnez un Nom (par exemple Minerval) et choisissez le Type : Minerval, Inscription, Examens, Transport, Uniforme, Internat, Manuels ou Autre.
4. Cliquez sur Créer.

1. Dans l'onglet Tarifs, cliquez sur Nouveau tarif.
2. Saisissez le Nom (par exemple Minerval 1er trimestre), choisissez la Catégorie et l'Année scolaire, puis le Montant.
3. Choisissez un Niveau pour réserver ce tarif à un seul niveau, ou laissez vide pour tout le site.
4. Cliquez sur Créer.

Les factures déjà émises et les tarifs déjà attribués aux élèves gardent le montant facturé. Un nouveau montant ne s'applique qu'aux classes et élèves facturés à partir de maintenant ; la fiche de modification le rappelle.

Archiver, dans le menu du tarif, empêche de le facturer ; ce qui a déjà été facturé reste, et Restaurer le remet en service. Les catégories sont listées sous les tarifs, avec les mêmes Modifier, Archiver et Restaurer : une catégorie archivée ne reçoit plus de nouveau tarif et ses tarifs ne peuvent plus être facturés.

Chaque modification est enregistrée dans le Journal d'activité, avec les valeurs avant et après.

Une catégorie que rien n'utilise encore peut être supprimée ; une catégorie déjà facturée ou dans un barème est archivée à la place. Créer, modifier et supprimer des catégories demande la permission Gérer les types de frais (directeur, chef de site et économe par défaut).

1. Dans l'onglet Tarifs, ouvrez le menu du tarif et choisissez Modifier.
2. Changez le Nom, la Catégorie, le Niveau ou le Montant, puis cliquez sur Enregistrer. L'année scolaire ne change pas : pour une autre année, créez un nouveau tarif.

Chaque élève inscrit dans la classe reçoit le tarif. UjuziHub indique ensuite combien d'élèves ont été facturés, combien de factures ont été émises et combien d'élèves l'avaient déjà.

1. Dans l'onglet Tarifs, ouvrez le menu du tarif et choisissez Facturer une classe.
2. Choisissez la Classe, vérifiez le Montant par élève et indiquez une Échéance si besoin.
3. Laissez Émettre les factures tout de suite activé pour créer une facture par élève, ou désactivez-le pour seulement assigner les frais.
4. Cliquez sur Facturer une classe.

L'onglet Moyens de paiement liste les numéros et comptes où les familles paient. Les parents les voient à côté des factures de leur enfant, et chaque facture PDF les reprend.

1. Cliquez sur Ajouter un moyen de paiement.
2. Choisissez le Type : Mobile money (M-Pesa, Airtel Money ou Orange Money), Compte bancaire ou Au bureau de l'école.
3. Remplissez le numéro ou le compte, le Titulaire et la Devise. Pour le bureau, indiquez le Lieu et horaires.
4. Laissez Visible par les parents activé, puis enregistrez.