Personnel, accès et rôles

Ouvrez Personnel dans le menu. L'onglet Équipe liste les membres du site : leur fonction, s'ils peuvent se connecter et, pour les enseignants, ce qu'ils enseignent. Filtrez par rôle ou par état : Actifs, Inactifs, Tous ou Supprimés.

L'onglet Rôles liste les rôles standard et ceux que votre école a créés, avec le nombre de personnes qui ont chacun et ce qu'il permet.

1. Pour une personne, cliquez sur Ajouter un membre, remplissez au moins le prénom et le nom, puis enregistrez. Classes, matières et poste se complètent ensuite sur sa fiche.
2. Pour plusieurs personnes, cliquez sur Importer du personnel, puis sur Télécharger le modèle.
3. Remplissez une ligne par personne : prenom et nom (obligatoires), postnom, sexe, telephone, email, role, poste, matricule et site. Enregistrez en CSV, puis importez le fichier.

Un membre du personnel ne peut se connecter que s'il a un accès avec un rôle.

1. Sur sa ligne, choisissez Donner l'accès, ou ouvrez sa fiche à l'onglet Accès de connexion.
2. Indiquez son e-mail, son numéro de téléphone, ou les deux : chacun sert à se connecter.
3. Choisissez le Rôle : un rôle standard (Enseignant, Économe, Chef de site, Administrateur de l'école) ou un rôle propre à l'école, comme Secrétariat.
4. Choisissez comment il obtient son mot de passe : Envoyer une invitation par e-mail (il choisit son mot de passe via un lien valable 7 jours) ou Mot de passe temporaire, à lui remettre en main propre. Sans e-mail, seul le mot de passe temporaire est possible.

Sur la fiche d'un enseignant, l'onglet Enseignement montre les classes dont il ou elle est titulaire cette année et, sous Enseigne, chaque cours qu'il ou elle donne, classe par classe, avec ses heures par semaine. Ce sont les mêmes affectations que dans Classes et matières : un changement à un endroit se voit à l'autre.

Le portail enseignant suit ces affectations : l'enseignant voit les classes qu'il suit ou où il enseigne, et ne saisit les notes que de ses cours (le titulaire aussi pour les cours de sa classe qui n'ont pas d'enseignant).

1. Cliquez sur Être titulaire d'une classe, choisissez la classe et enregistrez. Si elle avait déjà un titulaire, il est remplacé.
2. Cliquez sur Enseigner un cours, choisissez la classe puis l'un de ses cours, et enregistrez. L'enseignant précédent de ce cours dans la classe est remplacé.
3. Pour arrêter, utilisez la croix à côté d'une classe suivie, ou Ne plus enseigner dans le menu d'un cours, puis confirmez.

Enseignant : le portail enseignant, avec ses classes, ses présences, ses notes et ses messages.

Économe : les frais scolaires, les factures, les paiements et la clôture de caisse, ainsi que l'abonnement UjuziHub de l'école.

Chef de site : gère un site, avec ses élèves, son personnel, ses présences et ses résultats.

Administrateur de l'école : le contrôle total de l'école, y compris les paramètres, les rôles et les accès administrateur.

Ces rôles standard ne se modifient pas. Pour un poste qu'ils ne couvrent pas (secrétaire, préfet des études, censeur, surveillant, comptable, bibliothécaire…), le directeur crée un rôle propre à l'école. Il n'existe que dans votre école.

1. Ouvrez Personnel, onglet Rôles, puis cliquez sur Nouveau rôle. Pour partir d'un rôle existant, choisissez Dupliquer dans son menu.
2. Donnez-lui un nom et une phrase qui dit à quoi il sert.
3. Cochez ses permissions, rangées par section du portail (Élèves, Admissions, Présences, Finances…). Chaque section a un interrupteur Lecture (voir) et Gestion (agir). Cherchez une permission par son nom avec le champ de recherche.
4. Cliquez sur Créer le rôle, confirmez votre identité, puis donnez le rôle à un membre depuis son accès.

Avec Gérer l'accès, vous pouvez Changer de rôle, Modifier l'accès, Envoyer un lien de réinitialisation ou donner un Nouveau mot de passe temporaire : l'ancien mot de passe cesse alors de fonctionner et la personne est déconnectée partout.

Retirer l'accès empêche la personne de se connecter à l'école. Sa fiche est conservée et l'accès peut être redonné plus tard.

Désactiver sert à un départ : la personne disparaît des listes de choix. Vous pouvez aussi cocher Fermer son accès à l'école et Libérer ses cours (ils restent dans l'horaire, sans enseignant). Réactiver la remet dans l'équipe active.

Supprimer retire le membre de toutes les listes, ferme son accès à l'école et libère ses cours et sa classe. Son dossier est conservé : retrouvez-le avec le filtre Supprimés, puis cliquez sur Restaurer.