Rédiger les e-mails, SMS et messages WhatsApp de l'école

UjuziHub écrit aux familles à votre place : rappels de solde, incidents disciplinaires, annonces, suivi des admissions, absences, résultats, bulletins, invitations d'accès et reçus de paiement. Modèles, sous Gestion, contient les mots de chacun de ces messages, avec les onglets E-mail, SMS et WhatsApp.

La colonne Texte indique le texte utilisé : D'UjuziHub, Reformulé par l'école, Désactivé, ou De l'école pour un modèle écrit par l'école. Un changement enregistré s'applique tout de suite, à chaque message envoyé ensuite.

1. Ouvrez Modèles, choisissez l'onglet E-mail ou SMS, puis choisissez Modifier dans le menu de la ligne du message.
2. Écrivez le texte en français. Le texte en anglais est facultatif : laissé vide, les lecteurs en anglais reçoivent le français.
3. Pour insérer un détail comme le nom de l'élève ou le montant, cliquez sur sa pastille au-dessus du texte. Il s'insère comme un mot entre doubles accolades, par exemple {{pupilName}}, rempli pour chaque famille à l'envoi. Les pastilles marquées d'une étoile rouge sont obligatoires.
4. Choisissez un élève dans Aperçu avec un élève pour voir le message avec de vraies données.
5. Enregistrez.

1. Cliquez sur Signature et réglages.
2. Écrivez la Signature des e-mails (500 caractères au plus) et la Signature des SMS (40 caractères au plus), en français et, si vous le souhaitez, en anglais.
3. Choisissez la Langue des familles sans compte. Les parents qui ont un compte reçoivent leur propre langue.
4. Sous Avis automatiques, activez ou désactivez chaque avis aux responsables : absence, résultats, bulletin.
5. Enregistrez.

Sous l'aperçu, UjuziHub affiche Ce que reçoit le téléphone, le nombre de caractères, le nombre de parties de SMS et les crédits par destinataire. Une partie contient 160 caractères ; un texte plus long est découpé en parties de 153. Chaque partie coûte un crédit SMS par destinataire.

Les accents et signes spéciaux sont envoyés sans eux, pour que le texte se lise bien sur tous les téléphones : é devient e, ç devient c, œ devient oe. L'aperçu liste ces changements.

1. Ouvrez le modèle et cliquez sur M'envoyer un test.
2. Le test, marqué [TEST], part vers votre propre e-mail, téléphone ou numéro WhatsApp vérifié, avec le texte tel qu'il est, même non enregistré.

1. Ouvrez le modèle et cliquez sur Historique : il montre les 20 dernières versions enregistrées.
2. Cliquez sur Restaurer sur une version, puis confirmez. Elle devient tout de suite le texte actuel.
3. Pour abandonner complètement le texte de l'école, cliquez sur Revenir au texte d'UjuziHub et confirmez.

1. Cliquez sur Nouveau modèle dans l'onglet E-mail ou SMS.
2. Donnez-lui un nom (il ne pourra plus changer) et un usage : Annonce, Activité ou Avis court.
3. Écrivez le texte avec les variables utiles, comme la date, l'heure, le lieu ou le montant.
4. Enregistrez. Le modèle est ensuite proposé dans le champ Modèle quand vous écrivez une annonce.

Les messages WhatsApp utilisent des modèles écrits par UjuziHub et approuvés par WhatsApp ; les écoles ne modifient pas leur texte. L'onglet WhatsApp liste chaque message avec le modèle UjuziHub qu'il utilise et s'il est Approuvé ou Pas encore disponible. Ouvrez-en un pour voir ce que lit un parent, en français ou en anglais.

Pour une activité ou un avis court, les lignes WhatsApp (activité, quand, où, ou l'avis) viennent de l'annonce elle-même. Tant qu'un modèle n'est pas approuvé, ou quand WhatsApp ne livre pas, la version SMS part à la place, sur les crédits SMS : c'est ce texte que vous pouvez modifier.