Admissions en ligne

Chaque formulaire a sa page publique et un code de 8 caractères, par exemple ABCD-2345. Les familles l'ouvrent depuis un lien ou un code QR, sans créer de compte, remplissent la demande et confirment le téléphone du parent principal avec un code reçu par SMS. La demande arrive dans Admissions, marquée En ligne.

Vous pouvez avoir plusieurs formulaires, par exemple un par rentrée ou par site. Chaque formulaire appartient au site où vous travaillez quand vous le créez. Ils se gèrent dans Admissions, onglet Formulaires en ligne.

1. Ouvrez Admissions, onglet Formulaires en ligne, puis cliquez sur Nouveau formulaire.
2. Qui peut demander : le nom du formulaire, l'année scolaire et les Niveaux ouverts (au moins un).
3. Quand : les dates d'ouverture et de fermeture, facultatives, et les Places prévues.
4. Documents à joindre : par exemple l'acte de naissance et le dernier bulletin, en PDF ou en photo, obligatoires ou non.
5. Questions de l'école : des questions en plus, choisies parmi les champs Admission en ligne des paramètres.
6. Textes pour les familles : la présentation, les frais de dossier et le message affiché après l'envoi.
7. Cliquez sur Créer le formulaire. Il reste en brouillon : choisissez Ouvrir aux familles quand vous êtes prêt.

Le menu de chaque formulaire propose Copier le lien, Code QR et Ouvrir le formulaire pour le voir comme une famille. Depuis le code QR, Télécharger (PNG) donne une image à imprimer sur une affiche ou à envoyer sur WhatsApp. Les familles peuvent aussi taper le code.

Un formulaire passe par les états Brouillon, Programmé (ouvert à une date future), Ouvert, Terminé (date de fermeture passée) et Fermé.

Les réponses sont gardées sur le téléphone jusqu'à l'envoi, sauf les fichiers, à choisir juste avant d'envoyer. Le téléphone du parent principal doit être un numéro mobile d'un pays où UjuziHub est ouvert ; le champ part du pays de l'école.

1. Elle remplit l'enfant (noms comme sur l'acte de naissance), les parents ou tuteurs, le niveau demandé, les questions de l'école et les documents (10 Mo au plus par fichier).
2. Elle vérifie sa demande et accepte que l'école utilise ces informations pour la traiter.
3. Elle reçoit par SMS un code à 6 chiffres, valable 10 minutes, et le saisit pour envoyer la demande.
4. Elle obtient un numéro de demande et un lien de suivi personnel, aussi envoyés par SMS.

Avec son lien de suivi, la famille voit où en est sa demande : reçue, en cours d'examen, acceptée, non retenue, inscrite ou close, et si elle est sur liste d'attente. Elle est aussi prévenue par SMS, et par e-mail si elle en a donné un, à chaque décision.

Dans le dossier d'une demande en ligne, Demander un document ou une correction envoie un SMS à la famille. Elle répond ou envoie le fichier depuis sa page de suivi, et vous recevez une notification.

Chaque formulaire montre ses demandes Reçues, À traiter, Acceptées, En attente et ses Places libres. Voir les demandes affiche la liste des demandes de ce formulaire.

Fermer arrête les nouvelles demandes ; celles déjà reçues restent dans la liste. Supprimer n'est possible que si aucune demande n'est arrivée par ce formulaire.